Yetkinlik 4/8 - Yineleme
“Dijital çağın kamu hizmeti lideri, yinelemenin ve hızlı geri bildirim döngülerinin önemini anlar ve sürekli öğrenebilen ve sonuçları iyileştirebilen bir çalışma ortamı yaratabilir.”
Bu yetkinliğin arkaplanı
Bürokratlar, ayrıntılı planlara bayılır. Her önemli kamu projesinin temelinde 'her şeyi kapsayan' bir planın varlığı yatar - bu plan, 'uygulama' başladığında projenin her bir parçasının tam olarak nasıl sonuçlandırılacağını en ince ayrıntısına kadar kaydeder.
Yol, köprü, okul veya hastane olsun, fark etmez, büyük miktarda beton, çelik ve çimentodan bir şey inşa ederken bu yaklaşım yaşamsal önem taşır. Bu projeler, son derece detaylı bir ön planlamaya ihtiyaç duyar çünkü bir tünel veya kanalın inşasında yapılacak küçük bir planlama hatası, milyonlara ve potansiyel olarak hayatlara mal olabilir.
Devletler o kadar uzun süre yol ve tüneller inşa etti ki, planlama merkezli proje yönetimi yaklaşımları tüm kamu projeleri için ana akım hale geldi. Bu yaklaşım, uzunca süre oldukça iyi iş gördü ve tarihi başarıların ortaya çıkmasını sağladı.
Ancak son yirmi yılda dijital teknolojiler, ön planlamanın temelini oluşturan varsayımları altüst etmiştir. 1990'lar ve 2000'ler, genellikle mali ve siyasi açıdan maliyetli olduğu için başarısızlığa uğrayan kamu sektörü teknoloji projeleriyle doluydu. Böyle bir durum, genellikle her türlü senaryo ve uç durumu öngördüğü ve ele aldığı iddia edilen son derece ayrıntılı planlama evrakları çerçevesinde, ‘son teknoloji' planlama uygulamaları kullanılarak yönetilmiş olmasına rağmen gerçekleşmiştir.
Bu tarz sistemler 'tamamlandığında' bile, genellikle faydalı olamadılar. Projelerin hayata geçmesi, genellikle sancılı oluyordu ya da o kadar karmaşıktı ki; herhangi biri, bunları nasıl değiştireceğini ya da onaracağını bilmiyordu, dolayısıyla, geriye, tercih edilen bilişim teknolojileri miras olarak kalıyordu. Siyasetçiler ve idareciler, tercih ettikleri yöntemlerin basit gibi görünen projelerde neden başarısız olduğunu anlayamadıkları için sık sık hayal kırıklığına uğruyorlardı.
Aslında, mesele, karmaşıklığın intikamını çok ince bir şekilde almasıydı: Kamu planlamacıları, 20. yüzyılın sonuna kadar pek çok olağanüstü başarıya imza attıkları için, karmaşık her projenin üstesinden gelebileceklerine inandılar. Ancak, tek bir kişinin emekli maaşı ödemesi, aslında, bu devasa sancak gemisi projelerden - ay roketleri, barajlar ve deniz altındaki tüneller - daha karmaşık olabilirdi.
Dijital bir hizmetin, mega kamu projelerine kıyasla, önceden planlanmış çözümlere, temelde, daha az uygun olduğu anlaşıldı.
Başta teknoloji sektöründe olmak üzere, yeni bir proje yönetici kadrosu, söz konusu, bu sorunu farketti ve çözdü. Büyük ölçekli planlamanın sınırlarını fark edip tespit ettikten sonra, karmaşa içerisinde dahi işgören yeni proje yönetimi teknikleri geliştirdiler.
Bu insanlar, farklılıklarına rağmen, hepsinin ortak bir noktası olan Çevik proje yönetimini (ve çok sayıda benzerini) geliştirdi. Bir projenin tüm ayrıntılarını önceden planlamaya çalışmak yerine, gerçek kullanıcılar tarafından test edilen prototiplerin hızla oluşturulmasını öne çıkardılar. Çevik proje yönetiminde, gerçek kullanıcılar geri bildirimde bulunur ve plan revize edilir. Bu süreç yinelenir ve sonuç olarak projeler, onları kullanan insanlar için temelde daha iyi olan hizmetlerin üretilmesini sağlar.
2010 yılından itibaren devletler, çevik proje yönetimini denemeye başladılar. Ancak, bu yetkinliğin yazıldığı sırada, çevikliğe geçiş sürecinin henüz çok erken bir aşamada olduğu not edilmelidir.
Yetkinliğin Anlamı
Kamu hizmeti liderlerinin şunları yapması gerekir:
Farklı proje türlerinin, farklı proje yönetimi türlerine ihtiyaç duyabileceği fikrine aşina olmak;
Farklı proje yönetimi yaklaşımlarının özelliklerini, güçlü ve zayıf yönlerini tanıyabilmek;
Farklı proje türleri için, uygun proje yönetimi yöntemlerini tercih edebilme becerisine sahip olmak;
Bazı siyasa ve hizmetlerin hızlı bir şekilde yinelenmesi durumunda, başarılı olma ihtimalinin neden çok daha yüksek olduğunu açıklayabilmek.
Yinelemeli bir çalışma kültürünün nasıl yönetilmesi gerektiğini anlamak.
Bu, psikolojik açıdan çalışanların güvende hissetmesini, kanıtlara saygı duyulmasını ve farklı fikir/bakış açılarının teşvik edildiği bir ortam yaratmak anlamına gelir.
Yukarıdakilerin hiçbiri, kamu hizmeti liderlerinin hepsinin proje yönetimi tekniklerinin ayrıntılarında uzman olmalarını gerektirmez. Ancak, kendi kararlarının ve yönetim uygulamalarının, Çevik proje yönetimi bağlamında olmasına gayret eden bir ekibin çalışma düzenine zarar vermemesini sağlamak noktasında, bu yöntemlere yeterince aşina olmaları gerekir.
Bu yetkinlik niçin geliştirildi ve kabul edildi?
8 temel yetkinlikten oluşan listemiz, genellikle kamu yönetimi veya kamu politikası bölümlerinde öğretilen mevcut yetkinliklerin yanında yer alacak şekilde tasarlanmıştır. Dolayısıyla sekiz yetkinliğimiz de ya mevcut ve gelecekteki kamu görevlilerine öğretilmeyen ya da dijital çağda başarılı olmak için bazı dönüşümleri gerektiren yetkinlikleri temsil etmektedir.
Kamu hizmeti becerilerinin çoğu, karar alıcılara işleri ilk seferde doğru yapmayı öğretmekle ilgilidir. İster ekonomik tahmin ister kamu finansmanı planlaması olsun, amaç, insanlara geleceği tahmin etmelerini ve siyasa yetkilerini yorumlama biçimlerine göre şekillendirmelerini sağlayacak becerileri öğretmektir.
Bu yetkinliğin amacı, öngörü yapmanın imkansız veya uygunsuz olduğunu belirtmek değildir. Geleceğin kamu liderlerinin imkanlarını genişletmek, bu noktada; planlamanın ve yinelemenin ne zaman uygun olduğunu tespit etmelerini, uygun yaklaşımı benimsemeleri için bir ekibi ikna etme ve ardından ekibi ayağa kaldırma becerilerine sahip olmalarını sağlamaktır.
Okuma Önerisi
Çevik Manifesto, Açıklamalı - Kris Hughes
Dış kaynaklı devlet projelerinde scrum kullanımı: Bir eylem araştırması - de Sousa, T. L., Venson, E., Figueiredo, R. M. D., Kosloski, R. A., & Ribeiro, L. C. M.
Kriz müdahalesinde çevik ve uyarlanabilir yönetişim: COVID-19 pandemisinden dersler - Janssen, M., & van der Voort, H.
Çevik yönetim: Sistematik literatür taraması ve gelecekteki araştırmalar - Mergel, I., Gong, Y., & Bertot, J.
Kamusal Sorun Çözmenin Yeni Uygulaması - Slaughter, A, McGuiness, T
Çevik hükümet: Sistematik literatür taraması ve gelecekteki araştırmalar, Government Information Quarterly, 35(2): 291-298 - Mergel, I., Gong, Y., & Bertot, J.